仕事をしていると、よくある連絡があります。
これ、いつできますか？
一見、普通の確認に見えます。
でも、受ける側からすると意外と困る聞き方です。
なぜなら、こちらには判断材料が何もないからです。
- 急ぎなのか
- 今週中でいいのか
- 今日中に必要なのか
- 単純に予定を知りたいだけなのか
そのあたりが分からないまま「いつできますか？」と聞かれると、受け手側がすべてを想像して返答しなければいけません。
これは地味に負担です。
「いつできますか？」は、相手に判断を丸投げしている
もちろん、納期確認自体が悪いわけではありません。
仕事ではスケジュール確認は大切です。
むしろ確認しない方が危ない。
ただし、聞き方には差があります。
たとえば、
こちら、◯日までに必要なのですが対応可能でしょうか？
と聞かれれば、受け手は判断しやすくなります。
- できるなら「可能です」と返せる
- 難しければ「◯日なら可能です」と代案を出せる
会話が早いです。
一方で、
いつできますか？
だけだと、受け手は相手の希望を想像しながら返さなければいけません。
- 急ぎなのかな？
- 今日中ってこと？
- 来週でもいいのかな？
- どのくらい優先すべき案件なんだろう？
こういう確認が発生します。
つまり、「いつできますか？」だけの連絡は、相手にスケジュール調整だけでなく、優先度の判断まで預けてしまっている状態です。
希望があるなら、先に言った方がいい
本当に大事なのはここです。
希望納期があるなら、最初に伝えた方がいい。
- できれば今日中だと助かります
- 明日の午前までに必要です
- 急ぎではないので、今週中で大丈夫です
- ◯日公開予定なので、その前日までに欲しいです
この一言があるだけで、受け手側の負担はかなり減ります。
逆に一番困るのは、希望を言わずに「いつできますか？」と聞いて、こちらが答えたあとに、
できれば今日中がよかったです。
と言われるパターンです。
それなら最初に言ってほしい。
後から希望を出されると、ただの確認だったはずのやり取りが、急な納期調整に変わってしまいます。
「できるだけ早く」でも十分伝わる
もちろん、明確な日付が決まっていないこともあります。
その場合でも、
できるだけ早いと助かります。
と一言添えるだけで全然違います。
この言葉があるだけで、受け手は「急ぎ寄りなんだな」と判断できます。
逆に、
- 急ぎではないです
- お手すきで大丈夫です
- 来週中くらいで問題ありません
と伝えてもらえれば、他の急ぎ案件との調整もしやすくなります。
仕事の依頼や確認で大切なのは、相手にエスパーを求めないことです。
仕事がスムーズな人は、相手が返しやすい聞き方をする
仕事がスムーズな人は、質問の仕方がうまいです。
ただ聞くだけではなく、相手が答えやすい形で聞きます。
たとえば、
こちら、◯日までに対応可能でしょうか？難しい場合は、最短でいつ頃可能か教えてください。
この聞き方なら、受け手はかなり返しやすいです。
- 可能なら可能と返せる
- 無理なら代案を出せる
- やり取りが一往復で済む
一方で、
いつできますか？
だけだと、相手の希望も、優先度も、締切も分かりません。
結果として、余計な確認が増えます。
確認が増えれば、作業に入るまでの時間も遅くなります。
依頼の仕方で、仕事の進み方は変わる
制作や修正の仕事は、ボタンを押せばすぐ終わるものばかりではありません。
- 他の案件もある
- 確認待ちの作業もある
- 作業の順番もある
だからこそ、依頼する側は「いつまでに必要か」を伝えることが大切です。
受け手に優しい聞き方は、結果的に自分の仕事も早く進めます。
「いつできますか？」と聞く前に、
- いつまでに必要なのか
- 急ぎなのか
- 希望納期はあるのか
このあたりを一緒に伝える。
それだけで、仕事のやり取りはかなりスムーズになります。
まとめ
「いつできますか？」という確認自体は悪くありません。
ただ、希望納期も急ぎ度も伝えずに聞くと、受け手側に余計な判断をさせてしまいます。
仕事をスムーズに進めたいなら、
- ◯日までに可能ですか？
- できるだけ早いと助かります
- 急ぎではないので、今週中で大丈夫です
このように、希望や状況を添えて伝えることが大切です。
小さな言い方の違いですが、受け手の負担は大きく変わります。
相手が返しやすい聞き方をする。
それだけで、仕事の進み方はかなり変わります。
