仕事の連絡はメールが一番だと思う理由｜チャット・LINE・電話は使い分けた方がいい

最近は仕事の連絡でも、

• Slack
• Chatwork
• Microsoft Teams
• LINE
• 各種チャットツール

などを使うことが増えました。

もちろん便利です。

でも個人的には、仕事の連絡手段として一番使いやすいのは、今でもメールだと思っています。

チャットツールが嫌いという話ではありません。

短い確認や、社内でのちょっとしたやり取りにはかなり便利です。

ただ、

と思っています。

理由は、

• 既読が付く
• 返信を急かされる感覚がある
• 話題がどんどん流れる
• 過去のやり取りを探しにくい
• 案件ごとに整理しにくい
• 自分のタイミングで処理しにくい

からです。

さらに、仕事の電話なのにLINE通話でかけてくる。

これも個人的にはあまり好きではありません。

通話するなら、LINE通話ではなく携帯電話など通常の電話回線でかけてきてほしい。

今回は、仕事の連絡手段について、メール・チャット・電話をどう使い分けるのがいいのか、自分なりの考えをまとめます。

結論｜仕事はメールを基本にして、チャットと電話は補助でいい

最初に結論です。

個人的には、

くらいの使い分けが一番いいと思っています。

どれかひとつに統一する必要はありません。

チャットツールは本当に仕事に向いている？

チャットツールは、一見すると仕事に向いているように見えます。

メッセージを送ればすぐ届く。

スマホでも確認できる。

ファイルも送れる。

リアクションも付けられる。

かなり便利です。

でも仕事で毎日使っていると、逆にその「すぐ届く」ことがストレスになることがあります。

既読が付くと「見たなら返して」の空気が出る

個人的にチャットツールで一番嫌なのがこれです。

既読。

メッセージを見る。

でも今すぐ返信できる内容ではない。

例えば、

• 見積を確認しないと答えられない
• スケジュールを確認したい
• 少し考えてから返信したい
• 他の案件を先に処理したい

ということがあります。

でも既読が付くと、

見てるのに返事がない。

という空気が生まれやすい。

メールなら自分のタイミングで処理しやすい

メールにももちろん通知は来ます。

でもチャットに比べると、

「今すぐ返答するもの」ではなく「処理するもの」

として扱いやすいです。

例えば、

という使い方ができます。

自分で仕事の優先順位を決めやすいです。

チャットは仕事のペースを相手に握られやすい

チャットはリアルタイム性が高いです。

だから、

これどうですか？

と来る。

返事をする。

すぐ、

じゃあこっちは？

と返ってくる。

そこにさらに別の人からメッセージが来る。

これを繰り返していると、まとまった作業時間がどんどん削られます。

仕事は常にリアルタイムである必要はない

仕事の連絡の大半は、実は数分以内に返信しなくても困りません。

例えば、

• 来週の打ち合わせ
• 見積確認
• デザイン修正
• 資料送付
• 納期確認

などです。

それなのにチャットを使うことで、すべてがリアルタイム対応のようになってしまう。

これはあまり効率が良くないと思っています。

過去のやり取りを探すならメールの方が楽

これもかなり大きいです。

数か月前の案件について、

あのとき納期どういう話だったっけ？

となることがあります。

メールなら、

• 相手の名前
• 会社名
• 件名
• 案件名
• キーワード

などで検索できます。

さらに同じ件名で返信していれば、やり取りも追いやすいです。

チャットは話題が時系列で流れていく

チャットの場合、

のように、全部時系列で流れることがあります。

後から、

案件Aの最終仕様どこだった？

となったときに探しにくい。

もちろんチャットツールにも検索機能やスレッド機能はあります。

それでも個人的には、正式な仕事の記録を残すならメールの方が整理しやすいです。

特に見積・納期・仕様はメールで残したい

仕事では、あとから確認したくなる情報があります。

• 金額
• 納期
• 制作内容
• 修正範囲
• 仕様変更
• 支払条件

などです。

これらがチャットの中に埋もれているのはかなり面倒です。

メールは件名があるのが強い

メールの地味に強いところが件名です。

例えば、

○○株式会社 Webサイトリニューアル／最終仕様確認

という件名なら、半年後でも内容を探せます。

チャットでは同じ相手との会話に複数案件が混ざりやすいです。

仕事の記録としては、この差が結構大きいと思います。

チャットが向いている仕事もある

ここまでチャットを悪く書いていますが、チャットツール自体が悪いわけではありません。

かなり便利な場面もあります。

例えば、

くらいの短いやり取りです。

社内コミュニケーションはチャットが便利

特に社内や固定メンバーのチームなら、チャットは便利です。

メールで、

お疲れ様です。○○の件ですが……

と毎回書く必要もありません。

簡単な確認なら、

これ今日中いけます？

くらいで済みます。

つまりチャットは「軽い会話」に向いている

チャットの強みは、

メールほど堅くなく、電話ほど相手を拘束しない。

ことです。

ここを活かせばかなり便利です。

仕事の連絡を全部LINEにするのはどうなのか

LINEもチャットなので同じ問題があります。

さらに個人LINEの場合、

• プライベートとの境界
• 既読
• 通知
• 友人・家族との会話との混在

などもあります。

仕事の関係者が増えるほど、管理しづらくなります。

仕事用LINEでも用途は限定したい

もちろん業種によってはLINEが非常に便利です。

例えば店舗のお客様対応や、短い連絡などです。

でも、

見積・仕様・納期・請求まで全部LINE。

という運用は個人的には避けたいです。

そして仕事でLINE通話もあまり好きではない

もうひとつ、個人的にかなり気になるのが、

仕事でLINE通話をかけてくること。

電話そのものが嫌いという話ではありません。

必要なら電話で話した方が早いこともあります。

嫌なのは、

通話するなら普通に携帯電話へかけてほしい

仕事で電話する必要があるなら、

LINE通話ではなく、携帯電話など通常の電話回線でかけてきてほしい。

というのが正直なところです。

LINE通話は通信環境によって、

• 音声が途切れる
• 遅延する
• 聞き取りにくい
• 接続が不安定になる

ことがあります。

仕事の重要な話をしている途中に、

すみません、今途切れました。

を何度も繰り返すのは、かなり効率が悪いです。

電話代を節約したいのは相手側の事情

LINE通話を使う理由として、

通話料がかからない。

というメリットがあります。

もちろん個人同士なら便利です。

でも仕事の場合、少し考え方が違うと思っています。

と思います。

仕事で電話を使うなら通信費も仕事のコスト

会社や事業として電話を使うなら、通話料も仕事の経費です。

現在は通話定額などの料金プランもあります。

もちろん契約内容は会社ごとに違います。

でも、

電話代を節約したいからLINE通話。

を相手へ求めるくらいなら、仕事として通常の電話環境を用意した方がいいと思います。

メールより電話の方がいい場面もある

だからといって、何でもメールが正解でもありません。

例えば、

• 文章だと説明が複雑
• 急ぎの確認
• 認識ズレが大きい
• 10往復くらいしそうな話

なら電話で話した方が早いです。

で終わるケースがあります。

ただし突然電話するより一言あると助かる

電話は相手の作業を強制的に止めます。

だから急ぎでなければ、

○○の件、5分ほど電話できますか？

とメールやチャットで確認してから電話する。

この方が相手も準備できます。

連絡手段を「自分が楽だから」で決めない

結局ここだと思います。

例えば送る側からすると、

チャットは楽です。

思いついた瞬間に送れる。

でも受ける側からすると、通知が増えます。

LINE通話も発信側は無料で便利。

でも受ける側では通信が不安定かもしれません。

メールは古いと言われるけど、仕事では合理的

「メールは古い」という話もあります。

確かに新しいツールではありません。

でも仕事道具は、新しいか古いかより、

使いやすいか。

の方が重要です。

メールには、

• 相手を選ばない
• 会社をまたいで使える
• 検索しやすい
• 案件を整理しやすい
• 記録を残しやすい
• 自分のタイミングで処理しやすい

という強みがあります。

チャットツールは会社をまたぐと一気に面倒になる

仕事相手が増えると、

のようになることがあります。

これ、かなり面倒です。

通知もアプリも分散します。

一方メールなら、基本的には同じメールソフトでまとめて確認できます。

「どこで連絡したっけ？」が一番面倒

数か月後、

あの会社から来た仕様変更どこだった？

となる。

メールを見る。

ない。

Slackを見る。

ない。

LINEを見る。

あった。

こういう状態になると、ツールが増えたことで逆に仕事が非効率になります。

だから基本窓口をひとつ決める

おすすめなのは、

正式な連絡窓口をひとつ決めること。

例えばメールです。

これだけで情報が散らかりにくくなります。

チャットで決まった重要事項はメールへ戻す

例えばチャットで、

じゃあ納期15日でお願いします。

と決まった。

その場合、

本日の確認事項ですが、納期は15日で進行します。

とメールへ残しておく。

電話で決まったこともメールへ戻す

電話も同じです。

口頭で決めただけだと、後で認識がズレる可能性があります。

例えば、

のように残します。

連絡手段の使い分けは「仕事の設計」でもある

連絡ツールは単なる便利ツールではありません。

どの連絡をどこへ集約するかで、仕事の進めやすさはかなり変わります。

例えば、

と決めるだけでも、通知に振り回されにくくなります。

仕事で使い分けるならこんな感じ

内容	向いている手段
見積	メール
正式発注	メール
仕様確認	メール
納期確認	メール
短い確認	チャット
「確認しました」	チャット
複雑な相談	電話
緊急連絡	電話
電話後の決定事項	メール

チャットを使わないのではなく、使いすぎない

この記事で言いたいのは、

Slackはダメ。

とか、

LINEは仕事で禁止。

という話ではありません。

便利なものは使えばいいです。

ただ、

ということです。

仕事では「後から探せる」がかなり重要

その瞬間だけなら、チャットの方が楽です。

でも仕事は後から見返します。

1週間後。

3か月後。

場合によっては1年後。

そのとき、

あの話どこだった？

をすぐ見つけられる方が重要です。

メールは「相手の時間を奪いにくい」

これもメールの良いところです。

電話なら、その瞬間に相手を拘束します。

チャットなら、通知が届き、既読が付きます。

メールなら、相手が自分のタイミングで処理できます。

仕事相手の集中時間を尊重するという意味でも、メールはかなり優れた連絡手段だと思います。

まとめ｜メールを軸に、チャットと電話を使い分ければいい

仕事の連絡手段は、どれかひとつに統一する必要はありません。

個人的には、

くらいが一番使いやすいと思っています。

そして電話する必要があるなら、仕事ではLINE通話ではなく、携帯電話など通常の電話回線を使ってほしい。

電話代を節約できるのは便利ですが、仕事なら通信環境の安定性も大切です。

チャットツールも便利です。

でも、

• 既読
• 通知
• 返信プレッシャー
• 過去ログ
• 情報の分散

を考えると、仕事のすべてをチャットへ寄せるのは必ずしも効率的ではありません。

新しいツールを使うことが仕事の効率化ではありません。

大切なのは、

その連絡を、どの手段で送るのが一番相手にも自分にも負担が少ないか。

です。

仕事の連絡はメールを基本にする。チャットは時々使う。電話が必要なら普通に電話する。そのくらいシンプルな使い分けが、結局一番仕事しやすいと思っています。